Etape 1 : Repérage d’une bonne pratique
Il faut, avant de pouvoir engager cette étape que l’importateur ait répondu à ces questions :
- quel problème le transfert pourrait-il contribuer à résoudre ? Comment ?
- quels seraient les objectifs d’un transfert ? - quelle expertise s’agit-il de trouver en coopérant avec une autre région ?
- quelles sont nos attentes par rapport à une région exportatrice ?
- existe-t-il des caractéristiques spécifiques que nous attendons de la région exportatrice ?
* Vous effectuez une recherche de bonnes pratiques dans la base de données RUR@CT soit à partir des mots-clés proposés soit l’entrée géographique.
* Vous accédez aux fiche n°1 (description de la bonne pratique) et vous identifiez une bonne pratique susceptible d’apporter des solutions aux problématiques spécifiques de votre Régions.
* Vous vérifiez ensuite le caractère transférable de cette bonne pratique grâce à la fiche n°2 (évaluation de la transférabilité), puis vous obtenez les coordonnées de la personne à contacter pour passer à l’étape suivante.
Cette étape doit avoir permis à l’importateur, avant de passer à l’étape suivante, d’avoir :
- identifié dans les bases de données RUR@CT une ou plusieurs Bonnes Pratiques répondant à ses attentes et d’avoir obtenu les coordonnées des personnes à contacter.
- éventuellement recherché des Bonnes Pratiques et expériences intéressantes en dehors du réseau RUR@CT sur la thématique ou la caractéristique concernée afin de croiser les approches possibles et d’enrichir la démarche.
Être curieux n’est pas un vilain défaut !
Bien sûr vous avez trouvé dans la base de données RUR@CT une ou plusieurs Bonnes Pratiques qui correspondent à vos besoins mais soyez curieux : MULTIPLIEZ, CROISEZ les sources d’information.
Etape 2 : Prise de contact importateur / exportateur
sur quelles bases la communication va pouvoir s’établir entre les deux régions : comment va-t-on communiquer (quels moyens), quelle langue commune va-t-on utiliser et, le cas échéant, comment va-t-on organiser la traduction ?
Il faut, avant de pouvoir engager cette étape que l’importateur ait répondu à ces questions :
- combien de Bonnes Pratiques m’intéressent, pour combien est-il utile d’aller plus loin dans un premier temps ?
- suis-je capable de hiérarchiser les Bonnes Pratiques identifiées en fonction de l’intérêt qu’elles représentent pour ma Région ?
- au-delà de ce que contiennent les fiches RUR@CT, quelles sont les informations qui sont nécessaires pour comprendre la situation (géographique, économique, culturelle, juridique, politique, etc.) dans laquelle la Bonne Pratique a été mise en place ?
Mode d’emploi de l’étape :
Votre choix est fait. Vous allez établir un premier contact avec l’exportateur de la bonne pratique. Ce premier contact va vous permettre d’en savoir un peu plus sur la bonne pratique que vous avez choisie et évoquer le principe d’une visite pour une découverte approfondie de la bonne pratique que vous souhaitez vous approprier. La qualité de ce premier contact est souvent déterminante pour la suite des relations entre importateur et exportateur. Il est donc important de la préparer avec soin et d’envisager toutes les éventualités.
· Avant tout contact téléphonique listez vos interrogations, souhaits et besoins (techniques, relatives au contenu, politiques, financières, juridiques, etc.).
· Puis, adressez un mail ou un courrier pour faire part de votre souhait de rentrer en contact avec l’exportateur et demander un rendez-vous téléphonique.
· Ce contact écrit peut être également l’occasion de s’assurer des conditions linguistiques du premier échange verbal. A moins que vous ne maîtrisiez la langue de l’exportateur, le mail ou le courrier devra être rédigé a minima en anglais.
· Quel que soit le vecteur choisi, n’oubliez pas de faire une présentation succincte de votre organisation et de joindre éventuellement des documents, plaquettes, etc. sur votre territoire, ses principaux enjeux de développement, sa politique…
· Lors de la prise de contact par téléphone : avoir anticipé les éventuels besoins de traduction et s’être assuré si nécessaire de la présence d’un traducteur.
Quelques échanges électroniques et téléphoniques plus tard, s’il se confirme que vous souhaitez en savoir plus sur la bonne pratique, vous pouvez passer à l’étape suivante.
Se renseigner n’est pas s’engager !
Il se peut que lors du premier entretien avec votre interlocuteur vous vous rendiez compte que, pour tout un tas de raisons, le transfert de la Bonne Pratique s’avère très compliqué. N’hésitez pas à en parler à votre interlocuteur et à décider de ne pas poursuivre le processus de transfert de cette Bonne Pratique là. Il existe plein d’autres exemples qui sont certainement plus appropriés à votre situation. Il vaut mieux ne pas poursuivre plutôt que de mal poursuivre…
Cette étape doit avoir permis à l’importateur, avant de passer à l’étape suivante, d’avoir compris :
- s’il est pertinent de poursuivre le processus de transfert avec la Région contactée (si la réponse est non, il ne reste qu’à recommencer l’étape 2 avec une autre Bonne Pratique !),
- la situation dans laquelle la Bonne Pratique a été mise en œuvre et leur compatibilité ou différences avec la situation de la Région importatrice,
- la place des interlocuteurs au sein de la hiérarchie de la Région exportatrice,
Etape 3 : Découverte approfondie de la bonne pratique chez l’exportateur par les instances politiques et techniques de l’importateur mais aussi par les opérateurs (...)
Il faut, avant de pouvoir engager cette étape avoir bien préparé la rencontre :
penser que la Bonne Pratique identifiée est pertinente pour la Région importatrice (ne pas y aller ‘pour voir’),
avoir échangé sur la situation et les enjeux respectifs des Régions, les points qui vous paraissent à vous (importateur) clés pour lesquels vous aurez des attentes particulières lors de la visite,
savoir qui sont les personnes clé à rencontrer,
avoir en tête une organisation qui sera à discuter avec la Région importatrice : pré-programme, organisation logistique, liste des participants, langues de travail et besoins en matière de traduction.
Au-delà de ce qui a déjà été indiqué dans l’étape précédente, il s’agira, en amont, de :
- Instaurer une communication régulière à distance (contacts mails et téléphoniques pour améliorer la connaissance et la compréhension mutuelle) ;
- Préparer et échanger des supports papiers sur les territoires et les acteurs (connaissance et compréhension mutuelle) ;
- Répartir les rôles entre importateur et exportateur pour l’organisation de cette première rencontre et préciser les modalités de prise en charge des frais pour éviter tout malentendu ;
- Etablir une liste précise des personnes à inviter à ce voyage d’étude (techniciens de la collectivité, décideurs, opérateurs, financeurs,…) ;
- Co-définir un ordre du jour et un programme détaillés pour la visite de découverte de la bonne pratique en veillant à répondre au double objectif :
- Prévoir des temps rassemblant les différents types de participants (temps communs pour les techniciens, les financeurs, les opérateurs, les décideurs, etc.) ainsi que des temps spécifiques à chaque type de participant. Il est en effet important que chaque catégorie de participant puisse échanger avec des interlocuteurs dont les préoccupations et les modes de fonctionnement leur sont proches. Les techniciens devront pouvoir se retrouver seuls avec d’autres techniciens. Il en va de même pour chaque catégorie d’acteurs.
- Renforcer les liens : prévoir pour cela un programme qui ne soit pas trop minuté et qui envisage quelques temps mort pour que les participants puissent échanger entre eux et s’approprier les informations qu’ils reçoivent.
- Avancer dans la compréhension de la Bonne pratique et le processus de transfert. Pour cela, la visite/découverte de la bonne pratique sera utilement complétée par une séance de travail en salle de réunion pour revenir sur les différents aspects, en particulier, les facteurs déterminants de la réussite mais aussi les aspects des moyens, des délais, etc.
- Prévoir le rendu de la visite tant chez l’importateur que chez l’exportateur (avoir défini les modalités de rédaction du compte rendu).
Sur place, il conviendra de veiller au bon déroulement de la visite :
· respecter le programme,
· poser les bases du calendrier de la suite du processus de transfert,
· arrêter le coût du transfert en n’oubliant aucune dépense (temps de travail, déplacements, assistance technique extérieure, formation, traduction, etc.),
· aborder la question du mode de contribution que l’exportateur envisage et des conditions de cette contribution (temps de travail, mise à disposition d’outils, prise en charge de certaines dépenses, etc.).
Cette étape doit permettre de dresser un bilan précis de la transférabilité de la Bonne Pratique et de communiquer sur les résultats de cette première rencontre. Il convient donc de :
- formaliser rapidement par écrit le bilan du voyage d’étude puis le faire compléter et valider par les participants chez l’importateur ;
- établir un projet de calendrier de l’ensemble du processus de transfert et la répartition des rôles avec l’exportateur suivant sa contribution ;
- compléter le compte-rendu par les aspects de répartition des tâches et de calendrier, l’envoyer à l’exportateur pour validation ;
communiquer largement les résultats, par les moyens appropriés, aux décideurs, financeurs, techniciens et partenaires de l’importateur.
Première rencontre physique entre importateur et exportateur. il va s’agir, outre la découverte de la Bonne pratique, de mieux se connaître et poser les bases du transfert. C’est un moment crucial !
Etape 4 : Validation politique chez l’importateur de la décision d’importer et de mettre en œuvre le processus de transfert
Avant d’aller plus loin, il faut s’être posé les questions suivantes :
existe-t-il au sein de la région importatrice une capacité suffisante à accepter de modifier, si besoin était, la façon de voir et d’agir pour mettre en œuvre la Bonne Pratique ?
le transfert est-il et pourra-t-il durablement être porté par un nombre suffisants de décideurs (au niveau régional et, le cas échéant, à un niveau infra-régional ?
Sur la base du compte-rendu et d’une ou plusieurs réunions, le choix d’effectuer le transfert devra être validé formellement par les responsables politiques de la structure importatrice. Cette validation devra également porter sur le calendrier envisagé et sur les modalités du financement du coût lié au transfert.
Cette étape doit permettre de s’assurer que la démarche est soutenue politiquement et que les étapes envisagées sont validées par les décideurs.
Etape 5 : Mise en place du dispositif en vue du transfert (chez l’importateur)
Vous avez à présent :
des contacts réguliers avec la région exportatrice,
une validation politique du projet de transfert,
Il est temps de vous lancer !
Mode d’emploi de l’étape :
Le dispositif est à mettre en place à deux niveaux : un niveau de pilotage (politique) et un niveau de mise en œuvre opérationnelle (technique).
Le pilotage politique (comité de pilotage) : le dispositif de pilotage du processus de transfert (comité de pilotage) est mis en place pour la durée du projet. Sa composition va dépendre des pratiques locales en matière de gouvernance et de la thématique de l’action.
Indépendamment de sa composition, ce comité de pilotage devra :
- assurer la fonction de décision et d’orientation stratégique ;
garantir : la disponibilité des moyens financiers, la fonction de suivi et d’évaluation ainsi que la communication nécessaire à la mobilisation des partenaires, la promotion de la bonne pratique auprès des bénéficiaires finaux ou usagers de la bonne pratique ;
Le comité de pilotage pourrait néanmoins être constitué :
- de responsables politiques de la collectivité importatrice ;
de représentants d’organismes socioéconomiques ;
de représentants d’acteurs locaux publics et privés (opérateurs ou autres) susceptibles d’être acteurs et/ou bénéficiaires principaux de la bonne pratique ;
des partenaires locaux actifs sur la thématique de la bonne pratique
La mise en œuvre opérationnelle est assurée par une équipe projet. Cette équipe est composée de techniciens de la collectivité importatrice et des autres membres du comité de pilotage. Sa composition n’est pas figée. Elle peut, après validation du comité de pilotage, s’adjoindre les personnes ressources nécessaires à la réalisation des études préalables.
La collectivité importatrice peut aussi faire le choix de déléguer ce travail d’adaptation à son contexte à un prestataire extérieur (bureau d’études, laboratoire universitaire, …). Elle fixe alors les modalités de cette intervention par le biais d’un cahier des charges qui peut imposer par exemple la constitution d’un partenariat couvrant les différents domaines de compétences nécessaires. Dans, ce cas de recours à un prestataire extérieur, il peut alors être nécessaire de mettre en place entre le comité de pilotage et le prestataire, un comité technique pour faciliter l’action du prestataire mais aussi pour la superviser et assurer un rôle d’interface réactive.
Au terme de cette étape, l’équipe doit pouvoir établir un document projet dans lequel doivent être repris les principaux éléments des processus de transfert et de mise en œuvre de la bonne pratique. On y trouvera :
- un rappel des objectifs de la démarche de transfert engagée ;
la présentation de l’organisation mise en place pour piloter et mettre en œuvre le processus de transfert ;
les étapes de la mise en œuvre ;
un calendrier général ;
Les modalités de financement (fonds propres, programmes européens, projet de coopération,…) ;
- La présentation du dispositif de suivi et d’évaluation du processus de transfert puis de la mise en œuvre de la bonne pratique importée.
Responsabilités de l’équipe projet
Proposer au comité de pilotage les modalités de travail et d’animation du processus de transfert. Il pourra par exemple s’agir de mettre en place de groupes de travail thématiques ou encore de procéder à des expérimentations sur telle ou telle option possible dans le cadre de l’adaptation de la bonne pratique au contexte de l’importateur ;
Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe projet. Chaque réunion, réunissant l’ensemble des membres de l’équipe doit faire l’objet d’un compte-rendu établi rapidement et diffusé à l’ensemble des membres de l’équipe ;
Etablir les conditions du transfert par le déclenchement d’études de faisabilité (technique, économiques, règlementaires,…), d’études de marché, d’évaluation ex-ante nécessaires à la mise en œuvre de la bonne pratique dans un environnement différent de celui dont elle est issue. Le choix des études à mener pourra utilement s’appuyer sur la mise en perspective des facteurs de réussite et des points de vigilance signalés par l’exportateur (dans la fiche RUR@CT n°2) au regard du contexte de l’importateur ;
Coordonner l’intervention des différents acteurs impliqués et superviser les travaux effectués par des tiers (bureaux d’études, universités, fondations, associations, organismes publics) pour son compte ;
Etablir le budget global du processus de transfert, de la mise en œuvre de la bonne pratique et définir les besoins en :
· investissements matériels ou de partenariat,
· de formation, acquisition de compétence ;
Assurer le suivi administratif et financier de la mise en œuvre du processus de transfert ;
Informer régulièrement le comité de pilotage sur l’avancement des travaux et éventuellement émettre des avis ;
Produire le document présentant le dispositif tel qu’il devra être mis en place, les éventuels scénarii, etc. Ce document contiendra un plan de financement du dispositif à mettre en œuvre et le calendrier prévisionnel.
Indépendamment de la modalité choisie, penser, au cours de cette étape, à impliquer l’exportateur pour qu’il donne son expertise du travail réalisé et des orientations prises et/ou pour le tenir informé des évolutions du projet et aussi maintenir le lien créé :
• Invitez le (en prenant en charge ses frais de déplacement) à participer aux différentes réunions du comité de pilotage et de l’équipe projet ;
• Adressez-lui (dans la langue adéquate) avant chaque participation l’ordre du jour de la réunion à laquelle il est convié, les rapports, notes d’étapes et tout autre document concernant la réunion.
• Adressez-lui, à la suite des réunions auxquelles il a participé, les comptes rendus.
Etape 6 : Dépôt des demandes de subventions en vue de sécuriser les financements nécessaires pour mettre en œuvre le transfert
Mode d’emploi de l’étape :
RUR@CT permet d’accompagner le transfert de Bonnes Pratiques en accompagnant le mise en relation de Régions exportatrices et importatrices et en apportant des solutions en terme de méthodes. Il reste toutefois aux Régions souhaitant participer à un processus de transfert à identifier les financements qui permettront de le réaliser.
Sur base de toutes les informations reprises ci-dessus, il convient de préparer une demande argumentée de financement et de prendre contact avec les différents financeurs possibles, qu’ils soient au niveau européen, national ou infra-national. Il peut être positif d’avoir mobilisé les co-financeurs potentiels très en amont de la démarche, par exemple de les avoir invités aux toutes premières rencontres pour qu’ils s’approprient le projet de transfert.
Financement : ne négliger aucune piste !
De nombreuses sources de financement existent qui peuvent être accessibles sur une base géographique, thématique, ou partenariale. Aller voir du côté de la Commission (et d’Interreg IVC par exemple), auprès de vos Ministères et… penser à l’auto-financement régional.
Etape 7 : Acquisition des compétences et/ou des outils nécessaires
Les étapes précédentes ont permis de définir ce qui allait être fait, avec qui et selon quelles modalités. Cette étape vous a permis de disposer d’un plan de financement bouclé et de mobiliser les financements nécessaires.
A ce stade, la préparation du transfert est terminée et il est possible d’entrer dans la phase opérationnelle.
Cette phase a été définie précédemment par l’équipe projet :
• Les études nécessaires à l’adaptation de la bonne pratique sont réalisées ;
• Les besoins tant matériels qu’immatériels sont identifiés et calibrés ;
• L’équipe projet a répondu à trois questions essentielles : quelles compétences sont indispensables ou vont s’avérer indispensables pour mettre en œuvre la Bonne Pratique ? Sont-elles disponibles (en internet ou en externe) ? A quel coût ?
Mode d’emploi de l’étape :
Pour les investissements matériels, établir un cahier des charges et lancer un ou des appels d’offres. Il peut être nécessaire d’acquérir une partie du matériel utile à la mise en œuvre de la bonne pratique avant même son déploiement pour permettre la formation des personnes concernées par sa mise en œuvre.
Pour éventuellement accéder aux compétences nécessaires à la mise en œuvre de la bonne pratique, plusieurs options s’offrent à l’importateur en fonction du montage opérationnel retenu :
- Former du personnel de sa propre structure ;
- Recruter une ou des personnes disposant des compétences recherchées ;
- Faciliter voire financer la formation du personnel de l’opérateur maître d’ouvrage ou maître d’œuvre délégué ;
Pour définir les besoins de formation, il aura fallu répondre au préalable aux questions suivantes :
- Qui sont les bénéficiaires de la formation (élus, techniciens, de la collectivité, salariés de l’opérateur, professions libérales, associatifs, organismes socioprofessionnels…) ?
- Quelles sont les compétences manquantes, à acquérir (les avoir hiérarchisées) ?
- Quel plan de formation mettre en place ? Pour répondre à cette question, l’équipe projet pourra s’adjoindre les compétences de partenaires tels que : centre de formation, université, représentants de branches professionnelles,…
Les relations avec l’exportateur peuvent être poursuivies lors de cette étape en lui demandant d’accueillir tout ou partie des personnes qui vont être en charge de mettre en œuvre la bonne pratique chez l’importateur.
Ce déplacement, à vocation pédagogique, aura pour objectif de faire découvrir à l’équipe de l’importateur, le dispositif, la méthode, les outils etc., dans leur environnement d’origine et d’échanger avec ses opérateurs. Elle pourra éventuellement être le cadre d’une partie de la formation envisagée. L’importateur assurera la charge financière de ce voyage d’études.
Cette étape vous a permis :
d’acquérir les outils et l’équipement matériels,
de former les personnes et/ou d’avoir recruté les compétences nécessaires
Etape 8 : Mise en œuvre opérationnelle du projet
Cette étape n’intervient qu’une fois l’ensemble des conditions préalables assurées :
• Acquisition du ou des matériels nécessaire(s) ;
• Formation achevée des personnes en charge de la mise en œuvre opérationnelle ;
• Mise en route du ou des matériels par le fournisseur.
Quelques recommandations :
- Procéder par étapes successives, pas à pas, pour une progression régulière et sur laquelle une communication est possible afin de sécuriser la motivation des partenaires locaux,
- Communiquer régulièrement sur l’avancement et les réalisations à la fois localement et auprès de l’exportateur pour qu’il puisse suivre l’évolution du transfert,
- Echanger de manière transparente avec l’exportateur sur les éventuelles difficultés rencontrées au cours du processus de transfert afin d’envisager avec lui des solutions à mettre en œuvre.
Cette étape devra avoir été également précédée d’une campagne de communication adaptée en fonction du public concerné par la mise en œuvre de la bonne pratique. Cette campagne peut devoir nécessiter l’organisation en un ou plusieurs lieux de réunions de présentation et/ou de démonstration.
Cette étape se traduit par :
- la mise en œuvre effective de la bonne pratique chez l’importateur ;
- la mise en œuvre concomitante du dispositif de suivi et d’évaluation ;
- l’établissement puis la transmission de rapports d’exécution et de bilans au comité de pilotage ;
- l’élaboration de produits de capitalisation du projet.
Ne pas oublier d’inviter l’exportateur pour le lancement officiel de ce nouveau projet.
Au-delà de l’invitation au lancement officiel, l’importateur peut convier (à ses frais) l’exportateur à assister aux réunions de l’instance de pilotage du projet. Ces déplacements doivent être précédés de l’envoi d’un ordre du jour, des supports, etc.. Cette participation de l’exportateur pourrait principalement concerner les réunions de bilan et/ou d’évaluation de la mise en œuvre de la bonne pratique.
Ne pas oublier d’inviter l’exportateur pour le lancement officiel de ce nouveau projet.
Au-delà de l’invitation au lancement officiel, l’importateur peut convier (à ses frais) l’exportateur à assister aux réunions de l’instance de pilotage du projet. Ces déplacements doivent être précédés de l’envoi d’un ordre du jour, des supports, etc.. Cette participation de l’exportateur pourrait principalement concerner les réunions de bilan et/ou d’évaluation de la mise en œuvre de la bonne pratique.
Etape 9 : Capitalisation et retour d’information à l’exportateur
Au terme du processus de transfert, l’importateur peut renseigner la première partie de la fiche n°3 "Bilan du transfert".
Le renseignement de la seconde partie de la fiche n°3 nécessite de disposer d’un minimum de recul sur la mise en œuvre par l’importateur de la bonne pratique et ne peut raisonnablement pas s’envisager à moins de six mois à un an du début de la réalisation du transfert.
Le retour d’expérience (prise de recul suffisante) puis sa formalisation au travers de la fiche n°3 est également un moyen de maintenir les liens avec l’exportateur. En effet, la mise en œuvre d’un concept, d’une idée, d’une méthode dans un environnement différent de celui d’origine peut avoir donné lieu à des évolutions améliorant globalement la bonne pratique d’origine. Le transfert, pouvant être appréhendé par certains comme un échange déséquilibré entre importateur et exportateur, s’inscrit ainsi dans une dimension plus partenariale.
Au terme de cette antépénultième étape, l’exportateur de la bonne pratique que vous avez importée reçoit en retour les rapports de synthèse et d’évaluation ainsi que les documents de capitalisation produits.
Etape 10 : Suivi-évaluation du projet
Outil de pilotage et de gestion de projet, la mise en place d’un dispositif de suivi et d’évaluation est gage de la qualité de l’action mais aussi contributrice de la capitalisation qui peut en être faite et donc de la capacité à formaliser puis partager les compétences acquises.
Le dispositif de suivi évaluation concerne autant le processus de transfert que la mise en œuvre opérationnelle de la bonne pratique importée qui s’en suit.
Pour le processus de transfert :
dès la définition du processus de transfert, l’équipe projet devra proposer, outre un calendrier prévisionnel du processus de transfert, un ou des tableaux de bord pour suivre l’avancement de projet.
Pour que la fonction soit assurée de façon efficace, un responsable doit être désigné au sein de l’équipe projet dès le début du processus de transfert. Cette fonction doit être reconnue comme une des tâches à part entière du dispositif de transfert.
Pour la mise en oeuvre :
De même, la mise en œuvre de la bonne pratique dans son nouvel environnement devra comprendre de façon explicite les objectifs fixés mais aussi les indicateurs tant quantitatifs que qualitatifs de réalisation et de résultats de cette mise en œuvre.
Cette étape, qui est parallèle à l’ensemble du processus, vous a permis :
- de définir le champ et le référentiel de l’évaluation ;
- d’élaborer les outils du suivi et de l’évaluation (tableaux de bord, indicateurs de réalisation et de résultats,…) ;
- de produire et renseigner les tableaux de bord de suivi et les indicateurs ;
- de rendre compte au comité de pilotage et à l’exportateur de l’avancement du transfert, des difficultés rencontrées, des solutions apportées ;
- de tirer les enseignements du processus de transfert (fiche n°3 de RUR@CT) et de la mise en œuvre de la bonne pratique pour éventuellement l’ajuster.
Pensez à échanger avec l’exportateur pour éventuellement s’inspirer de son dispositif de suivi-évaluation et des indicateurs retenus.
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